Para GP&DB, es muy importante la transformación de las organizaciones, lo cual implica transformación personal. Por ello nos hemos unido en alianza estratégica con Ética Integral, para ofrecer servicios de valor.
Te dejo este artículo, escrito por Jaime Gómez, Socio Director de Ética Integral, para que conozcas más...
¿Qué son los canales de denuncias?
Son mecanismos que las organizaciones establecen con la finalidad de permitir al personal denunciar o reportar internamente sobre situaciones que transgreden los derechos de los individuos o bien que violan lo establecido por los códigos de ética o de disciplina.
Han tomado mayor relevancia para las organizaciones toda vez que la conciencia y los esfuerzos por establecer ambientes de colaboración de respeto, honestidad y transparencia se van procurando con mucho mayor empeño a raíz de la evolución del buen gobierno corporativo.
¿Qué valor aportan a las organizaciones?
Las organizaciones comúnmente establecen “líneas de defensa” para vigilar y controlar que las actividades del día a día se lleven bajo las reglas del juego establecidas. Estas líneas de defensa típicamente son las áreas de riesgos, control interno, auditoría, calidad, prevención de perdidas, recursos humanos, legal, etc. Estas áreas establecen programas de revisión y vigilancia para asegurar que la operación se mantiene alineada a las expectativas de desempeño y rentabilidad que la Dirección General, consejo de administración o los dueños del negocio se fijan.
Estudios que año con año realizan la Asociación de Examinadores de Fraude (ACFE) y el Instituto de Auditores Internos (IIA) entre otros siguen comprobando que la fuente más común a través de la cuál las empresas se enteran de situaciones irregulares es justamente denuncias que los colaboradores colocan en los canales de denuncia.
Un contundente 41% de las ocasiones en que las empresas detectan alguna conducta irregular proviene de algún empleado que levantó la mano o hizo valer su voz a través de un canal de denuncia. En segundo lugar en nivel de importancia se encuentran los hallazgos de revisiones realizadas por el área de auditoría interna.
Anonimato y confidencialidad
Se debe tener presente el estrés psicológico por el que pasa un denunciante para hacerse del valor requerido al levantar la voz. Especialistas han confirmado que la principal razón por la cual las personas que son víctimas o testigos de algo que debe ser denunciado no lo hacen, es por el temor que les ocasiona una potencial represalia.
Lo anterior respalda la relevancia que requiere darse al manejo de estos canales poniendo como principal fundamento de su operación el manejo de los reportes asegurando a los denunciantes que su identidad y la integridad de su denuncia serán atendidos e investigados bajo la más estricta política de confidencialidad y privilegiando su anonimato.
¿Cuáles son los principales factores de retorno de inversión que aportan estos canales?
Los principales factores de retorno de inversión (ROI) que aportan a las empresas, incluyen:
Reducción de costos: Un canal de denuncia efectivo puede ayudar a prevenir problemas antes de que se conviertan en una amenaza costosa para la empresa. Por ejemplo, si se detecta un fraude o uso indebido de activos temprano, se pueden tomar medidas para prevenir la pérdida de ingresos, inclusive es posible evitar sanciones o multas.
Protección de la reputación: Estos canales pueden ayudar a prevenir deterioro de la reputación de la empresa al permitir que los problemas se aborden internamente antes de que se hagan públicos. Si los problemas se manejan de manera pertinente, la empresa puede mejorar su reputación y la confianza de los empleados, los clientes y otras partes interesadas.
Prevención de pérdidas económicas: La línea anónima también puede ayudar a prevenir pérdidas económicas. Por ejemplo, si un empleado está robando o realizando actividades fraudulentas, la línea de denuncia puede ayudar a detectar estos problemas y evitar mayores pérdidas.
Mejora de la cultura de ética y cumplimiento: Ayuda a fomentar una cultura de ética y cumplimiento en la empresa, lo que ayuda a mejorar la moral y la motivación de los empleados, y reducir el riesgo de problemas internos.
Aumento de la productividad: Al prevenir problemas y mejorar la cultura de la empresa, los canales de denuncia pueden ayudar a aumentar la productividad y la eficiencia de la empresa.
Cumplimiento normativo: La implementación de un canal de denuncia efectivo puede ayudar a la empresa a cumplir con las leyes y regulaciones relacionadas con la privacidad y la protección de datos personales.
¿Qué normas o leyes exigen a una organización a contar con una línea de denuncia anónima?
Dependiendo del país en el que se encuentre la empresa. Algunas de las leyes y normas más relevantes son:
Norma Oficial Mexicana NOM-035-STPS-2018, establece las medidas para identificar, prevenir y controlar los factores de riesgo psicosocial en el trabajo.
Ley de Protección de Datos Personales: Establece medidas de seguridad para proteger la información personal, incluyendo la implementación de canales de denuncia anónimos.
Código Nacional de Procedimientos Penales: En México, este código establece que toda persona tiene la obligación de denunciar la perpetración de cualquier delito público que presencia pudiendo ser sancionado con multa por falta de colaboración con la Administración de Justicia.
ISO 37002: Es una sólida guía para la implementación de un sistema o canal de denuncias
Ley Sarbanes-Oxley: En negociaciones con empresas norteamericanas es muy probable que te exijan que tus empleados puedan remitir denuncias anónimas y conozcan cómo se atienden.
Reglamento General de Protección de Datos (GDPR): Esta norma europea de protección de datos personales establece la obligación de las empresas de proteger la privacidad y los datos personales de sus empleados y clientes.
¿Qué riesgos enfrenta una empresa que no cuenta con un canal de denuncia anónima?
Una empresa que no cuenta con un canal de denuncia anónima podría enfrentar varios riesgos, entre ellos:
Multas y sanciones por incumplimiento de la ley
Conductas inapropiadas del personal (violencia laboral, sobornos, abuso de autoridad, acoso, etc)
Imagen corpotativa afectada (reputación)
Pérdida de oportunidades de negocio
Pérdida de talento ( Deserción y atracción)
Conclusión
Más allá de las exigencias regulatorias o normativas – que por supuesto hay que atender – existen diversos estudios de expertos que confirman reiteradamente la efectividad de estos mecanismos. Organizaciones tan serias como la ACFE, El IIA, Harvard Law School, el Consejo Nacional de Seguridad Privada, la Policía Cibernética, por mencionar algunas, han analizado y profundizado el impacto de las conductas irregulares en las organizaciones.
Las prácticas líderes a nivel mundial indican que una solución debe de:
· Privilegiar el anonimato
· Facilitar diversos canales o medios para remitir las denuncias
· Ser operada por un tercero especializado
· Permitir al denunciante dar seguimiento a su denuncia manteniendo el anonimato
· Concentrar toda la información en un repositorio único y seguro donde gestionar los casos
Contar con un canal de denuncia anónima efectivo es beneficioso para toda organización, ya que fortalece la cultura de ética y la reputación, incrementa la confianza de los clientes y el personal y previene posibles incumplimientos legales.
Acércate a nosotros para conocer como nuestra solución de vanguardía ha ayudado a muchas organizaciones a generar valor y proporcionar un mecanismo seguro para quién requiera alzar la voz y ser escuchado. GP&DB y Ética Integral en alianza, Transformando Personas, Transformando Organizaciones
